Geri Dön
E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıt türüdür.
Ticari defterler, ticaret yapanların, işletmeleriyle ilgili tutmakla yükümlü oldukları konulardır. Kuruluştan kapanışa dek tutulması gereken bu defterler, işletmenin iktisadi ve mali durumu ile borç ve alacak ilişkilerinin kaydını içerir. Her bir ticari yılda elde edilen tüm ticari sonuçları tespit eder. İşletmelerin içeriğine göre hangi tüccarın hangi defteri tutması gerektiği kanunda belirlenmiştir. E-Defter ise şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu (VUK) ve/veya Türk Ticaret Kanunu’na göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlanır.
E-Defter, Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir.
E-Defter Kimlere Zorunludur?
2021 yılı brüt satış hasılatında 4 milyon TL'yi aşanların, 1 Temmuz 2022'de e-fatura ve e-Arşiv sistemine geçen firmaların da 1 Ocak 2023 tarihinde e-Defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir.
E-Fatura ve e-Arşiv fatura sistemine gönüllü olarak geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadan e-Defter uygulamasına geçmesine gerek bulunmuyor.
Vergi usul Kanunu ile Türk Ticaret Kanunu kapsamında yasal anlamda tutulması gereken büyük defterler ile ücret defterlerinin bir takım formatlara uyularak elektronik ortamda da tutulmaya başlandığı uygulama e-Defter olarak adlandırılmakta.
Kanun kapsamında tutulması gerekli olan büyük defter ile ücret defterlerinin dijital ortamlarda tutulması ve bunun yanında maliyeye elektronik imza ile berat verilmesi sistemi e-Defter olarak isimlendirilmektedir. E-Defter de tutulan kayıtlar standart xml formatında saklanmaktadır.
E-Defter uygulamasına geçilmesinin amacı firmaların düzenli ve hızlı bir şekilde denetimlerinin yapılmasının sağlanmasıdır. E-Defter tutan firmaların kağıt ortamında defter tutması gerekmemekte. Bir E-Defter uygulamasına geçilmesinden itibaren firmaların fiziksel defterler için kapanış tasdiki yaptırması gerekiyor.
E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?
Elektronik defter başvurusu sadece dijital ortam üzerinden gerçekleştirilebilir. Başvuru yapılacak yöntem başvuranın gerçek kişi ya da tüzel kişi olmasına göre birtakım farklılıklar gösterebilmektedir.
Gerçek kişi olması durumunda;
E-Defter resmi sitesi üzerinden sunulan başvuru formu ile taahhütnameyi doldurarak elektronik imza ile onay vermek suretiyle başvuru işlemi gerçekleştirilir.
Tüzel bir kişi olması halinde;
E-Defter resmi sitesi üzerinden sunulan başvuru formu ile taahhütnamenin doldurulması gerekir. Başvuruyu gerçekleştiren kurumun mali mühür ile onay vermesi başvuru sürecinin önemli parçalarından biridir.
Elektronik defter kullanacak olan kişiler e-Defter’e ait tüm işlemlerini Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan uyumluluk onayı alan bir yazılım aracılığı ile yapmalıdır.
Başvuruya ait süreç ise yaklaşık olarak aşağıdaki gibidir:
- Zaman damgası veya mali mühür ile onay,
- GİB’ten uyumluluk onayı almış olan bir yazılıma sahip olmak,
- Kullanılan programın elektronik defter formatına uygun şekilde güncellenmesi,
- E-Defter’in saklanması halinde, Türkiye’ye uygun olan arşivleme yönteminin tercih edilmesi olarak sıralanabilir.
Kapsamı ve formatı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş E-Defter uygulaması, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu’nun tutulmasını zorunlu tuttuğu yevmiye defterlerinin elektronik ortamda düzenlenmiş hali olarak tanımlanır. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara ve formatlara uygun olarak kullanılan E-Defter uygulamaları, tüm defter süreçlerinin kaydını kağıda dökülmesine gerek kalmadan elektronik ortamda tutar.
E-Defter Uygulamasına Nasıl Giriş Yapılır?
Gelir İdaresi Başkanlığı e-Defter uygulaması kullanımını zorunlu tuttuğu mükelleflerin dışında uygulamanın sağladığı kolaylıklar ve avantajlardan yararlanmak isteyen herkes gönüllü olarak e-Defter uygulamasına geçiş yapabilir. E-Defter uygulamalarını kullanabilmek için iki seçenek vardır;
- Tüm süreci işletmelerin kendisinin sürdürdüğü, gerekli belgeleri ve yazılım hazırlıklarını içinde barındıran süreçtir.
- E-Defterin tutulması, kaydedilmesi ve arşivlenmesi için özel entegratörler tarafından hazır olarak sunulan altyapıyı kullanmayı içerir.
İşletmeler kendileri için en uygun yöntemi seçerek e-Defter başvuru süreçlerini tamamlayabilir ve e-Defter uygulamasını iş süreçleri içinde kullanabilir.
E-Defterin Avantajları Nelerdir?
- E-Defter uygulaması ile birlikte arşiv maliyeti ortadan kalkar ve zamandan tasarruf sağlar.
- Çevreyi oluşabilecek atıklardan koruma konusunda fayda sağlar.
- Defter için yazıcıdan çıktı alarak kağıt ve mürekkep harcanmasına gerek kalmaz.
- Sayfa adedini göz önüne alarak kağıt bastırma ve notere onaylatma zorunluluğu ortadan kalkar.
- E-Defter uygulaması sayesinde belgeler güvenli bir ortamda muhafaza edilir.
E-Defter Berat Yükleme Süreleri Nedir?
Vergi Usul Kanunu Tebliğinde yer alan usul ve esaslara göre e-Defter beratı; elektronik ortamda oluşturulan defterlerleilgili olarak Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun olan bilgileri içeren ve mali mühür izni ile onaylanan bir elektronik dosya olarak karşımıza çıkar.
Berat Süreleri Nelerdir?
Tüzel kişilerin e-Defterlerini Gelir İdaresi Başkanlığının belirlemiş olduğu sürelerde GİB'e göndermesi gerekmektedir. Tüzel kişilerin defterlerin beratlarını hazırlayarak berat yükleme takvimine göre GİB'e iletmesi gerekmektedir.
