Toplantı Odası Nedir? Toplantı Odası Nasıl Kiralanır?

Toplantı odası, genellikle çalışanların bir araya gelmesi için belirlenmiş alandır. Özellikle müşteri görüşmeleri, yeni işbirlikleri ve işe alım süreçlerinde kullanılmaktadır. Toplantı odası, şirketler için özel olabileceği gibi sanal ofis ve paylaşımlı ofis kullanıcıları için saatlik ve günlük toplantı odası kiralamak mümkündür. Toplantı odası kiralama hizmeti, sadece bir oda temin edilmesinden ibaret değildir. Bu noktada toplantıyı verimli kılabilecek tüm teknik donanım da odanın içinde yer almaktadır. 
Toplantı odaları yüksek konsantrasyon gerektirecek çalışmaların yapıldığı ve bilgi alışverişinin yüksek olduğu alanlardır. Toplantı odası tasarımının çalışma verimi üzerinde etkisi olduğu gözlemlenmiştir. Toplantı odaları verimin ve yaratıcılığın artması, toplantılardan yüksek verim elde edilmesi açısından tasarımında tüm teknik ve pratik donanımları içermelidir.

Toplantı Odası Nedir?

Toplantı odaları, genellikle müşteri görüşmeleri, yeni işbirlikleri, eğitim, tartışmaları yönetmek, öncelikleri belirlemek ve alınan kararları duyurmak için ayrılan bir alanlardır.
Toplantı odaları çeşitli büyüklüklere sahiptir. Küçük toplantı odaları genellikle 2-4 kişi için, büyük toplantı odaları 20-25 kişi için dizayn edilmiştir.
Toplantı odası, içerisinde toplantı esnasında gerekli olacak tüm donanımlara sahip olarak şirketlerin kullanımına sunulmaktadır. Toplantı odalarında sadece kiralama bedeli ödenerek, ihtiyaç duyulan tüm donanıma sahip olmak ve sakin bir görüşme ortamı elde etmek mümkündür.
Toplantı odası kiralama hizmetini, özellikle sanal ofis modeli ile çalışan şirketler tercih etmektedir. Freelance çalışan kişi ve kurumlar da dijital ortamın dışına taşıdıkları iş görüşmelerini toplantı odası kiralayarak gerçekleştirebilirler. Aynı şekilde mevcut ofisteki toplantı salonlarının yetersiz kalması durumunda, fiziksel ofis kullanan kişi ve şirketler de bu hizmetten yararlanabilirler.

Toplantı Odası Nasıl Olmalıdır?

Toplantı odaları, kullanım amaçlarına göre birçok farklı içeriğe sahiptir. Toplantı odası kiralarken aranan başlıca özellikler şunlardır:


Temizlik
Resepsiyon
Sekreterya
Yeterli aydınlatma
Sıcak-soğuk içecek imkanı
Sağlıklı atıştırmalıklar
Monitör
Barkovizyon
Projeksiyon
Güvenli yazıcılar
Ses sistemi
Havalandırma
Hızlı internet
Şık ve sade mobilyalar

Toplantı Odası Nasıl Kiralanır?

Toplantı odalarını saatlik veya günlük olarak kiralamak mümkündür. Toplantı odası kiralamadan önce, toplantıyı yönlendirecek kişinin ihtiyaçlarının belirlenmesi gerekmektedir. Toplantı sahibi ihtiyaçlarının büyük bir kısmını aşağıdaki sorulara yanıt vererek belirlemesi mümkündür.


Toplantının konumu nedir?
Toplantının konsepti nedir?
Toplantıya katılacak kişi sayısı nedir?
Toplantı tarihi nedir?
Toplantı süresi nedir?
Toplantıda yiyecek ikramı yapılacak mı?
Toplantı için gereken teknolojik materyaller nelerdir?
Toplantı için resepsiyona ihtiyaç var mı?
Toplantı için özel masaya ihtiyaç var mı?

Toplantı Odası Kiralamanın Avantajları Nelerdir?

Toplantı odaları, sunumlar, mülakatlar, iş görüşmeleri ve beyin fırtınaları başta olmak üzere birçok amaç için kullanılmaktadır. Toplantı odası kiralama hizmetinin avantajlarından bazıları şunlardır:


Konum: Kiralık toplantı odaları genellikle bulunduğu şehrin en prestijli lokasyonunda bulunur.
Süre: Toplantı odası kiralama hizmetinde, kiralama süresi toplantı sahibinin ihtiyacına göre saatlik, günlük veya haftalık olarak belirlenir.
Teknolojik altyapı: Toplantı odaları, ses sistemleri, monitör, barkovizyon, hızlı internet ve ışıklandırma gibi teknolojik ihtiyaçları karşılamaktadır.
Büyüklük: Toplantı odası, toplantıya katılacak kişi sayısına uygun olarak genişlik gösterir.
Ulaşım: Toplantı odalarının çoğu şehrin merkezinde bulunur ve ulaşım araçlarına yakındır.
Resepsiyon: Toplantı odalarının çoğunda kiralama hizmeti ile beraber resepsiyon hizmeti almak mümkündür.
Fiyat: Toplantı odası fiyatları, toplantı odasına sahip olmanın yanında daha düşük maliyetlidir.
Dekorasyon: Toplantı odaları genellikle, şık ve sade mobilyalar ile dizayn edilmektedir.

Toplantı Odası Kiralarken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Toplantı odaları, toplantının konsepti, toplantıya katılacak kişi sayısı, toplantı süresi ve konumuna uygun olmalıdır. Örneğin; İstanbul’ da yapılacak bir toplantı için, İstanbul toplantı odaları araştırılmalıdır.


Toplantı odaları, müşteriler ve çalışanların performansı için ciddi önem taşır. Toplantı odası kiralarken göz önünde bulundurulması gereken bazı özellikler şunlardır:


Konfor: 
Toplantıya katılacak olan kişilerin, konforunu sağlayacak bir toplantı odalarının büyük bir önem taşır. Rahatsız ve problemli bir toplantı odası kullanılır ise bu durum toplantıya katılan kişilerin performansını ve konsantrasyonunu olumsuz yönde etkileyebilir. Bu durumun önüne geçmek için konforlu, kullananların rahatının düşünülmüş olduğu toplantı odaları tercih edilmelidir.

Dizayn ve Tasarım
Kiralanan toplantı odasının tasarımı, küçük ve önemsiz bir detay gibi görünse de aslında toplantı katılımcılarının işine kendini vermesi konusunda büyük önem taşır. Ciddi ve şık bir tasarım toplantı katılımcılarının performansını direk olarak etkilemektedir.
Ayrıca yapılan bu dizayn ve tasarımda kullanılan masanın ne kadar fonksiyonlu olduğu önemlidir. Kullanılan masanın kişi sayısına göre düzenlenebilmesi gerekir. Küçük ekiplerde kullanılacak olan büyük masalar kişilerin birbirini duymasını engelleyebilir ve iletişim kopukluğu yaşanabilir.

Teknoloji
Kiralanan toplantı odasının içerdiği teknolojik aletler toplantı için önem taşımaktadır. Toplantı odası, ses sistemleri, monitör, barkovizyon, hızlı internet ve ışıklandırma gibi temel teknolojik ihtiyaçlara sahip olmalıdır.

Konum
Toplantı odasının konumu katılımcılar için büyük önem taşımaktadır. Toplantıya katılacak kişilerin toplantı alanına hızlı bir şekilde varmasının mümkün olduğu bir konum seçilmelidir.