Hazır Ofis Kiralarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Hazır ofis ne demek? Hazır ofis veya hazır kiralık ofis, şirket yerine önceden hazırlanmış kapalı ofis alanlarıdır. Kiralık hazır ofisler farklı lokasyonlarda farklı dizaynlara ve imkanlara sahip olabilirler. Finans merkezi haline gelmiş semtlerde, modern binalarda, plazalarda ve kendine özel müstakil yapılarda yer alabilirler. Hazır ofislerin iç dizaynı, alanında uzman kişilerce tasarlanıp modern ofis mobilyalarıyla döşenir. Böylece çalışma verimini arttıran kaliteli kapalı mekanlar oluşturulur. Hazır ofisler, bir kişiden ya da daha fazla kişiden oluşan ekiplerin ihtiyaçlarına uygun tüm teknolojik ve elektronik donanımı yüksek standartları sunar.

Hazır Ofis Kiralarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Anlaşma şartlarına dikkat edilmelidir:

Bu sözleşmeler ciddi maddeleri içerdikleri için muhakkak detaylı şekilde incelenmelidir. Eğer ilerleyen süreçte kötü bir sürpriz ile karşılaşmak istenmiyor ise bütün sözleşme elden geçirilmelidir.
 

Hazır ofis sözleşmelerinde genel olarak kiracıların kullanım hakları, binanın fiziksel şartları, fatura konusundaki limitler ya da haklardan bahsedilmektedir. Bununla beraber aylık ödeme ya da toplu ödeme koşulları, ekstra bedellerin neler olabileceği, aidat bedelleri gibi unsurlar da sözleşmede yer alabilir. Kimi sözleşmelerde bu bedeller farklı şekillerde yer aldığı için hazır ofis kullananların ileride sorun yaşamaması için söz konusu ibareleri net şekilde anlaması gerekmektedir.

Sekreterya hizmetleri, mutfak masrafları, otopark kullanımları, toplantı odası saatleri gibi ince detaylar da yine sözleşmede yer alır. Bu hakların ve kullanım durumlarının doğru şekilde öğrenilip değerlendirilmesi çok kritiktir. Kimi kuruluşlar bu tür ufak detaylardan dolayı ileriki dönemde pişmanlık yaşayabilmektedirler. Kimi sözleşmelerde bu tür hizmetler paket kapsamında sunulurken, kimi sözleşmelerde ise bazı hizmetler için ek bedeller talep edilebilir.

Maliyet hesabı yapılmalıdır

Genel olarak hazır ofislerin firmalara ofis giderleri, aidatlar, kurulum ve bakım masrafları gibi pek çok kalem bazında yarı yarıya tasarruf sağlamaktadır. Bu neden ile ekonomik açıdan önemli avantajlara sahip olan bu ofislerin kiralanması sürecinde işin mali kısımlarının da en iyi şekilde incelenip tatbik edilmesi gerekmektedir. Gelişen ve yaygınlaşan hazır ofis sektörü bu avantajları ile büyürken firmalar ve girişimciler de maliyetlerini düşürmek için ilanların tüm detaylarını ve genel masraf kalemlerini iyi incelemelidirler. Örneğin, 3 kişilik hazır ofis kiralama fiyatları ile yine 3 kişilik ofis kullanımı maliyeti karşılaştırılabilir. Hazır ofis ücretleri,

 

Kullanım haklarına dikkat edilmelidir

Pek çok girişimci daha kurumsal ve daha iyi bir imaj sağlayabilmek için fatura adresi kargo karşılama, şirket telefon numarası, sekreterya gibi hizmetleri de hazır ofislerden almak istemektedir. Hazır ofis kiralamak isteyen girişimciler, kartvizitlerine ekleyecekleri resmi ofis adresinden, kullanacakları faks numaralarına kadar her bir gereksinimi hazır ofis paketleri içinden edinebilirler. Bu sayede e-Posta imzalarından kurumsal kimliklere kadar her yerde kullanılıp değerlendirilebilecek bilgiler elde edilebilmektedir.

 

Kiralama kapsamı gözden geçirilmelidir

Hazır ofis paketleri günlük ya da aylık kiralamaya uygun olabildiği gibi saatlik kiralama mümkün olabilmektedir. Günlük hazır ofis fiyatları, hazır ofis mobilyaları kimi ofislerde toplantı odaları bünyede sunulurken, kimi sözleşmeler ise bu toplantı odalarının ayrı bir adreste olduğuna işaret edebilir. Misafir karşılama, gelen çağrıları karşılama, evrak takibi, 7 gün 24 saat sınırsız şekilde ofis kullanımı, teknik açıdan destek almak gibi pek çok farklı unsur bu çerçevede gündeme gelir. Bu nedenle de kiralamadan önce bütün bu detaylara son kez bakılmalı ve buna göre işlemler gerçekleştirilmelidir.

Teknolojik altyapı

Hazır ofis seçerken dikkat edilmesi gerekenler arasında bir diğer önemli madde ise altyapıdır. Teknolojik altyapısı yeterince iyi olmayan hazır ofisler, firmaların pek çok zorlukla karşı karşıya kalmasına sebep olabilmektedir. İnternet bağlantı hızı, güvenlik ve benzeri hususlar doğrudan sağlayıcı ile bağlantılı olacağından altyapı kalitesi önemlidir. Hazır ofisi İstanbul, Ankara ve Antalya gibi teknolojik anlamda gelişmiş şehirlerde kiralayacak kişiler teknolojiye erişmekte daha avantajlıdır.

Hazır Ofis ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular

Hazır Ofis Kimler İçin Uygun?

Hazır ofisler genellikle, sessiz bir ortamda işine konsantre olarak çalışmak isteyen kişilerin tercihidir. Hazır ofis kiralayan kişiler, şirketlerin rutin masraflarına ek olarak ekstra zaman ve para harcamamaktadır. Hazır ofisler ihtiyaca uygun çalışma alanları seçme fırsatı sunmaktadır. 

Hazır Ofis Avantajlı mı?

Hazır ofis kiralamanın başlıca avantajları şunlardır:


Doğru konumda, doğru şartlarda, beklentiye uygun ofis bulmak şirketlerin zorlamaktadır. Bu yüzden şirketler için geleneksel ofis kiralaması günlerce sürmektedir. Kira sözleşmesi yapmak ve mekânın elektrik, su, doğalgaz, internet, tadilat gibi ihtiyaçlarını karşılamak gibi angarya işlere ekstra zaman harcanmaktadır. Hazır ofis seçeneklerini tercih edildiğinde tüm bu detaylar ortadan kalkmaktadır.
Hazır ofislerde ofisin tam donanımlı olması ve kaliteli mobilyalar ile döşenmesi hazır ofis firmalarının sorumluluğundadır.
Hazır ofisler sessiz ve güvenlidir.
Ofis kirası yüksek olan semtlerde bulunan modern binalarda düşük maliyetle prestij sahibi bir ofise sahip olma ihtimali sunmaktadır.
Hazır ofislerin aylık, ya da yıllık kullanım seçenekleri bulunur. Kullandığı süreye göre ücret ödemesi gerçekleştirilmektedir.